Despesas com o teletrabalho: como devem ser pagas?

Desde janeiro de 2022 que o pagamento das despesas decorrentes da prestação de teletrabalho passou a ser, obrigatoriamente, suportado pelo empregador. Fique a saber como se apuram as despesas a pagar.

Desde janeiro de 2022 que o pagamento das despesas decorrentes da prestação de teletrabalho passou a ser, obrigatoriamente, suportado pelo empregador, sem possibilidade de acordo em sentido contrário.

Prevê-se, desde então, que são integralmente compensadas pelo empregador todas as despesas adicionais que, comprovadamente, o trabalhador suporte como direta consequência da aquisição ou uso dos equipamentos e sistemas informáticos ou telemáticos necessários à realização do trabalho em regime de teletrabalho.

Incluem-se aqui, nomeadamente, os acréscimos de custos de energia e da rede instalada no local de trabalho, assim como os custos de manutenção dos referidos equipamentos e sistemas.

1. Como se apuram as despesas a pagar?

Com as mais recentes alterações à legislação laboral (em vigor desde maio de 2023), passou a prever-se que o pagamento das despesas adicionais decorrentes da prestação de teletrabalho deve ser feito nos seguintes termos:

1. Em primeira linha, o valor da compensação deve ser fixado por acordo entre as partes (através de contrato individual de trabalho e/ou instrumento de regulamentação coletiva).
2. Não sendo possível o acordo, caberá ao trabalhador comprovar, perante o empregador, quais as despesas adicionais que concretamente suportou como consequência direta e exclusiva da prestação de teletrabalho. Consideram-se, para o efeito, "despesas adicionais":

• as correspondentes à aquisição de bens e ou serviços de que o trabalhador não dispunha antes da celebração do acordo de teletrabalho;
• assim como as determinadas por comparação com as despesas homólogas do trabalhador no último mês de trabalho em regime presencial.

Note-se que não basta ao trabalhador demonstrar que teve um acréscimo de, por exemplo, 50€ na conta da eletricidade, competindo-lhe também a (difícil) tarefa de comprovar que o acréscimo em causa está diretamente relacionado com a sua prestação de atividade em regime de teletrabalho.

2. A compensação pelas despesas fica sujeita a descontos?

Com as alterações de maio de 2023, passou a prever-se que, até determinado limite (a ser definido por Portaria), a compensação paga para fazer face às despesas decorrentes do teletrabalho seria considerada, para efeitos fiscais, custo para o empregador, não constituindo rendimento do trabalhador.

Decorridos cinco meses, é, agora, finalmente publicada a Portaria que vem definir esse "teto"/limite (Portaria n.º 292-A/2023, de 29 de setembro).

Passa assim a prever-se que os valores de compensação pelas despesas com o teletrabalho são excluídos do rendimento para efeitos fiscais e de base de incidência contributiva para a segurança social até aos seguintes limites:

1. Consumo de eletricidade residencial - 0,10€/dia;
2. Consumo de Internet pessoal - 0,40€/dia;
3. Computador ou equipamento informático equivalente pessoal - 0,50€/dia.

Isto corresponde a cerca de 1€ por dia, o que totaliza um valor máximo de cerca de 22€ por mês.

Importa notar que os limites previstos:

• São majorados em 50% quando o valor da compensação resulte de instrumento de regulamentação coletiva de trabalho negocial celebrado pelo empregador.
• Apenas são aplicáveis à compensação pela utilização profissional em teletrabalho daqueles bens ou serviços que não sejam disponibilizados direta ou indiretamente ao trabalhador pela entidade empregadora.
• Apenas são aplicáveis aos dias completos de teletrabalho efetivamente prestado e que resultem de acordo escrito entre a entidade empregadora e o trabalhador.

3. O pagamento das despesas deve estar previsto por escrito?

A implementação do regime de teletrabalho depende de acordo escrito, que pode constar do contrato de trabalho inicial ou ser autónomo em relação a este.

Desse acordo escrito deve resultar o regime previsto para o pagamento das despesas com o teletrabalho. Caso a prestação de teletrabalho esteja já prevista no contrato de trabalho ou em acordo autónomo, o ideal será que se lhe faça um aditamento.

Por outro lado, e nomeadamente na hipótese de não existir acordo quanto ao valor a pagar pelas despesas, será pertinente que o regime aplicável conste de regulamento interno da empresa.

4. Desde quando se aplica o regime?
Os limites de isenção resultantes da Portaria mencionada são aplicáveis desde o dia 1 de outubro de 2023.

Sendo de notar que, como acima referido, o pagamento, pelo empregador, das despesas com o teletrabalho era já obrigatório.

Eduardo Castro Marques, Sócio Dower Law Firm